Przekazanie gadżetów reklamowych z okazji jubileuszu instytucji kultury

Z okazji jubileuszu filharmonia kupiła gadżety reklamowe ze swoim logo (koszulki, filiżanki, torby bawełniane, worki sznurkowe) w cenie jednostkowej 20–30 zł (netto), a także zwykłe pióra po około 70 zł i złote pióra po 240 zł. Filharmonia odliczyła VAT naliczony według proporcji. Gadżety te instytucja zamierza rozdawać m.in.:

• muzykom zatrudnianym na podstawie umowy o dzieło do konkretnych koncertów,
• włodarzom miasta (przedstawicielom organizatora),
• pracownikom.

W założeniu każda osoba dostaje torbę, a w niej pozostałe gadżety (koszulka, filiżanka, worek sznurkowy) o łącznej wartości poniżej 100 zł. Niektóre osoby dostaną dodatkowo pióro zwykłe, wtedy wartość prezentu wyniesie około 170 zł. Natomiast te osoby, które dyrektor filharmonii będzie chciał uhonorować szczególnie, otrzymają jeszcze pióro złote – wtedy wartość prezentu wzrośnie do około 350 zł. Jakie obowiązki podatkowe w zakresie podatków dochodowych oraz VAT ma instytucja w związku z przekazaniem takich upominków? Jeżeli filharmonia przekaże gadżety reklamowe wszystkie opatrzone logo instytucji, a ich łączna wartość netto wyniesie około 99 zł (dla pracownika) lub 330 zł (dla włodarzy miasta), to czy należy wystawić PIT-11? Kiedy wystawić PIT-11 i czy w takim wypadku instytucja ma odprowadzić podatek? Kiedy w takiej sytuacji powstaje obowiązek podatkowy? Czy podstawą opodatkowania jest wartość netto czy brutto przekazanych gadżetów? Czy instytucja musi również wystawić IFT-1/IFT-1R, jeżeli dyrektor filharmonii podaruje gadżety reklamowe, których łączna wartość netto to około 330 zł, zaangażowanemu do koncertu zagranicznemu artyście, któremu nie pobiera się podatku ze względu na przedstawiony certyfikat rezydencji i umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania?