Numerowanie dowodów księgowych

W I kwartale 2013 r. w powiatowej bibliotece publicznej inspektor starostwa przeprowadził kontrolę finansową dotyczącą m.in. dokumentacji księgowej. W protokole pokontrolnym znalazł się zapis stwierdzający stan faktyczny, że w każdym miesiącu numery dokumentów źródłowych nadawane są od nr 1 i do tego dodawany jest numer danego miesiąca oraz dwie ostatnie cyfry roku. Inspektor zalecił, aby:

• w danym roku obrotowym stosować numerację ciągłą, ponieważ zapewnia ona chronologiczne ujęcie zdarzeń i operacji gospodarczych w dokumentacji finansowo-księgowej użytkownika systemu, oraz
• dostosować zasady rachunkowości obowiązujące w bibliotece do wprowadzonych zmian.

W odpowiedzi na to zalecenie dyrektor biblioteki wyjaśnił, że używany przez bibliotekę system księgowy rejestruje wszystkie zdarzenia i operacje gospodarcze w dzienniku operacji chronologicznie — zapisy są kolejno numerowane, a sumy zapisów liczone w sposób ciągły. Wszystkie dowody księgowe w systemie podzielone są na rodzaje (grupy), a każdy rodzaj dowodu ma oddzielną numerację w ramach każdego miesiąca. System ten jest zgodny z obowiązującą w bibliotece polityką rachunkowości, z której wynika, że okresem sprawozdawczym jest miesiąc. Starostwo nie ustosunkowało się do pisma dyrektora biblioteki. Czy w tej sytuacji należy przyjąć, że takie oświadczenie dyrektora zostało przyjęte jako zasadne?