Pytania dotyczą udostępniania w centralnym rejestrze umów jednostek sektora finansów publicznych (dalej: CRU) umów zawieranych przez instytucje kultury. Obowiązek ten wejdzie w życie 1 lipca 2026 r.
Instytucja kultury prowadzi działalność kinową. Przed wyświetleniem filmu zawiera z dystrybutorem umowę na wyświetlanie konkretnego tytułu. W umowie określony jest jedynie procentowy podział wpływów z biletów (np. 50% dla dystrybutora i 50% dla kina), natomiast nie jest wskazana konkretna kwota wynagrodzenia. Przy zawieraniu umowy instytucja nie jest w stanie oszacować jej wartości, ponieważ zależy ona od liczby sprzedanych na dany seans biletów. Czy takie umowy powinny być wpisywane do CRU, a jeśli tak -- w jaki sposób określić ich wartość w sytuacji, gdy nie da się jej ustalić w chwili ich zawierania?
Muzeum podpisuje z różnymi podmiotami umowy dotyczące współorganizacji wydarzeń, takich jak np. prelekcje, spotkania czy koncerty. W ramach takiej umowy muzeum udostępnia sale muzealne (za co otrzymuje od współorganizatora opłatę), przygotowuje drobny poczęstunek dla uczestników wydarzenia (np. kawa, herbata, ciasto) oraz udostępnia miejsce na materiały promocyjne współorganizatora, takie jak baner czy rollup. Natomiast współorganizator zapewnia część merytoryczną wydarzenia, np. prelekcję lub koncert. Czy tego rodzaju umowy należy zamieszczać w CRU? W praktyce mają one dla muzeum raczej charakter przychodowy (muzeum otrzymuje opłatę za udostępnienie przestrzeni), ewentualnie neutralny finansowo, a nie typowo kosztowy. Czy w takiej sytuacji również powstaje obowiązek ich ujmowania w rejestrze?
Czy w bibliotece w sprawozdaniu z zamówień publicznych w tabeli IX "Zamówienia klasyczne, których wartość nie przekracza 130 000 zł" należy podawać wartości zapłaconych (ponoszonych) kosztów, np. za usługi telekomunikacyjne, na przesyłki z Pocztą Polską czy dostawę ciepła, na które od wielu lat zawarta jest umowa na czas nieokreślony?
Co dwa lata organizator na podstawie art. 37 ust. 2 Ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych przeprowadza przetarg na ubezpieczenie majątku instytucji kultury i jej oddziałów. Instytucja opłaca polisę ubezpieczeniową na dany rok kalendarzowy. Każda jednostka w zależności od wielkości i od posiadanego majątku ma inną kwotę do zapłacenia. Jak traktować polisę, gdzie ubezpieczającym jest gmina, która w przetargu wyłania firmę ubezpieczeniową dla jednostek podległych i instytucji kultury? Czy instytucja ma to wykazać w tabeli IX sprawozdania, czy powinna to zrobić gmina?
Instytucja kultury w regulaminie zamówień podprogowych ma następujący zapis: "Obowiązkiem wyznaczonego pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania jest bezstronne oraz staranne przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego".
Czy taki zapis umożliwia użycie w opisie przedmiotu zamówienia do progu ustawy nazw własnych konkretnych przedmiotów zamówienia?
Aby zorganizować koncert, samorządowa instytucja kultury zamawia następujące usługi:
Muzeum w ramach budżetu na 2025 rok ma zaplanowane środki na usługi drukarskie i przez cały rok będą z nich realizowane m.in. wydruki plakatów, folderów, ulotek oraz druk wydawnictw muzealnych. Aby monitorować tożsame zamówienia poniżej lub powyżej kwoty 130 000 zł netto, muzeum co roku sporządza harmonogram udzielania zamówień publicznych i sumuje tożsame zamówienia, m.in. na usługi drukarskie. Na dzień sporządzenia harmonogramu udzielania zamówień publicznych suma kwot przeznaczonych w muzeum na usługi drukarskie nie przekracza 130 000 zł netto.
Czy jeśli w ciągu roku w ramach budżetu nowe środki na usługi drukarskie zostaną przesunięte, to nowe zamówienie należy sumować z zamówieniami zaplanowanymi na początku roku? Czy jednak dodatkowe zamówienie na usługi drukarskie jako nowe zamówienie (niezaplanowane) nie podlega sumowaniu z zamówieniami zaplanowanymi na początku roku?
Instytucja kultury jako zamawiający ma obowiązek umieścić w sprawozdaniu z udzielonych zamówień także dane dotyczące zamówień podprogowych.
Czy wszystkie wydatkowane w danym roku środki muszą być umieszczone w sprawozdaniu, a jeśli nie, to które powinny?
Czym się należy kierować przy uwzględnianiu, czy dany wydatek powinien się znaleźć w sprawozdaniu z udzielonych zamówień? Czy istnieje jakiś wzorzec?
W przyszłym roku instytucja planuje przeprowadzenie kilku drobnych remontów w swoim budynku. Łączna wartość nie przekroczy progu 130 000 zł, ale wszystkie są robotami budowlanymi (prace w pionie sanitarnym, wymiana podłogi w dwóch pomieszczeniach oraz malowanie sali wystawowej). Z wstępnego rozeznania rynku wynika, że optymalnym rozwiązaniem byłoby powierzenie każdego z zamówień innej firmie.
Czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne, czy też instytucja jako zamawiający ma obowiązek zsumować wartość zamówień na roboty budowlane przeprowadzane w jednym roku w jednym budynku?
Instytucja tworzy nowy regulamin udzielania zamówień do 130 000 zł.
Jakie tryby udzielania zamówień można zastosować?
Czy w ogóle konieczne jest stosowanie jakichkolwiek trybów, a jeżeli tak, to czy muszą być one powiązane z progami wydatków?
Instytucja kultury organizuje dużo warsztatów, imprez sołeckich oraz prowadzi wiele sekcji. Ma ustalony budżet na poszczególne zadania, natomiast nie ma możliwości, aby na etapie jego planowania ustalić rzeczywiste zapotrzebowanie na dostawy i usługi niezbędne do realizacji zadań. W związku z tym zakupy dokonywane są na bieżąco małymi partiami wynikającymi z zapotrzebowania.
Instytucja planuje do regulaminu zamówień poniżej 130 000 zł netto wprowadzić zapisy, z których będzie wynikało, że:
Instytucja kultury ma w banku jedynie rachunki nieoprocentowane. W najbliższym czasie musi oddać zabezpieczenie należytego wykonania umowy, które jest przechowywane na wydzielonym koncie, ale nieoprocentowanym.
Jak zastosować art. 450 ust. 5 Ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp), jeśli umowa rachunku bankowego nie przewiduje naliczania odsetek?
Biblioteka publiczna nie prowadziła dotychczas zamówień powyżej 140 000 euro. W ubiegłym roku kupowane były na faktury drobne artykuły wyposażenia, takie jak wykładzina czy rolety, artykuły spożywcze na spotkania i warsztaty.
Czy biblioteka ma obowiązek składać sprawozdanie roczne z zamówień publicznych? Czy ująć w nim spotkania autorskie, na które podpisywana była umowa o dzieło, i drobne naprawy na umowy-zlecenia?
Jeśli wbrew obowiązkowi biblioteka publiczna nigdy nie sporządzała sprawozdania z zamówień publicznych, to czy w tej sytuacji należy za wcześniejsze lata uzupełnić takie sprawozdania? Jeśli tak, to za ile lat wstecz i jak je przekazać?
Instytucja organizuje plenerową imprezę kulturalną. Chce zlecić agencji artystycznej kompleksowe wykonanie imprezy, czyli zapewnienie koncertu zespołów, noclegów, nagłośnienia, sceny. Kwota przekracza 130 000 zł netto.
Czy instytucja powinna zastosować Ustawę z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp)?
Czy też może rozdzielić zamówienie, np. obsługę zespołów zlecić jednej agencji, a scenę i nagłośnienie drugiej agencji? Wtedy może się zdarzyć, że osobne umowy nie przekroczą kwoty 130 000 zł. Czy w tej sytuacji instytucja będzie mogła zastosować obowiązujący w niej regulamin zamówień podprogowych?
