Instytucja kultury organizuje dużo warsztatów, imprez sołeckich oraz prowadzi wiele sekcji. Ma ustalony budżet na poszczególne zadania, natomiast nie ma możliwości, aby na etapie jego planowania ustalić rzeczywiste zapotrzebowanie na dostawy i usługi niezbędne do realizacji zadań. W związku z tym zakupy dokonywane są na bieżąco małymi partiami wynikającymi z zapotrzebowania.
Instytucja planuje do regulaminu zamówień poniżej 130 000 zł netto wprowadzić zapisy, z których będzie wynikało, że:

• w uzasadnionych przypadkach odstępuje się, za zgodą dyrektora, od stosowania procedur zawartych w tym regulaminie;


• odstępstwa mogą dotyczyć m.in.: czasopism, publikacji branżowych, dostępu do serwisów internetowych; aktualizacji oprogramowania licencji i praw autorskich; przeglądów urządzeń sprzętu elektronicznego; przeglądów technicznych samochodów służbowych i innych środków trwałych, jak np. kominy czy instalacje gazowe; szkoleń i konferencji, wykładów lub warsztatów; zamówień w zakresie działalności twórczej, artystycznej, promocyjnej, analitycznej, audytowej; konieczności usunięcia awarii; usług pocztowych, a także dostaw czy usług, których zakresu przedmiotowego oraz ilościowego nie dało się przewidzieć na etapie planowania, np. materiały niezbędne do organizacji warsztatów, półkolonii itp.;


• w szczególnie uzasadnionych przypadkach innych niż wymienione w regulaminie dyrektor może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania przepisów regulaminu i zlecić realizację zamówienia z góry określonemu wykonawcy.