Nasze książki: Koszty w instytucjach kulturyPlan finansowy instytucji kulturyNowe wynagrodzenia pracowników instytucji kultury

Zobacz wersję online Poradnika Instytucji Kultury

Spis treści

Wprowadzenie

1. Przepisy kancelaryjne i archiwalne
1.1. Instrukcja kancelaryjna
1.2. Jednolity rzeczowy wykaz akt
1.3. Instrukcja archiwalna
1.4. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej w instytucji kultury

2. Systemy kancelaryjne
2.1. System kancelaryjny tradycyjny
2.2. System kancelaryjny EZD
2.3. Zalety i wady systemów kancelaryjnych

3. Wykaz akt, podział dokumentacji na kategorie archiwalne, ustalanie symbolu pisma–sprawy
3.1. Klasyfikowanie dokumentacji na podstawie kryteriów rzeczowych
3.2. System klasyfikacji dziesiętnej
3.3. Ustalenie kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt
3.3.1. Materiały archiwalne oznaczone symbolem „A”
3.3.2. Materiały niearchiwalne oznaczone symbolem „B”
3.4. Ustalanie symbolu pisma sprawy

4. Dokumenty niejawne i finansowe
4.1. Dokumenty niejawne
4.2. Dokumenty finansowe

5. Archiwizowanie i brakowanie dokumentów
5.1. Archiwum zakładowe
5.2. Brakownie dokumentacji niearchiwalnej
5.3. Przekazanie dokumentacji do archiwum państwowego

6. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności instytucji lub jej reorganizacji

7. Przepisy karne

8. Wzory dokumentów
8.1. Instrukcja kancelaryjna
8.1.1. Zarządzenie dyrektora w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej
8.1.2. Instrukcja kancelaryjna
8.1.3. Symbole komórek organizacyjnych
8.1.3.A. Symbole komórek organizacyjnych w bibliotece
8.1.3.B. Symbole komórek organizacyjnych w domu kultury
8.1.3.C. Symbole komórek organizacyjnych w muzeum
8.1.3.D. Symbole komórek organizacyjnych w teatrze
8.1.4. Jednolity, rzeczowy wykaz akt
8.1.4.A. Jednolity, rzeczowy wykaz akt dla biblioteki
8.1.4.B. Jednolity, rzeczowy wykaz akt dla domu kultury
8.1.4.C. Jednolity, rzeczowy wykaz akt dla muzeum
8.1.4.D. Jednolity, rzeczowy wykaz akt dla teatru
8.1.5. Wzór formularza spisu spraw
8.1.6. Wykaz haseł I, II, III rzędu
8.1.6.A. Wykaz haseł I, II, III rzędu w bibliotece
8.1.6.B. Wykaz haseł I, II, III rzędu w domu kultury
8.1.6.C. Wykaz haseł I, II, III rzędu w muzeum
8.1.6.D. Wykaz haseł I, II, III rzędu w teatrze
8.1.7. Wzór pieczątki wpływu
8.1.8. Wzór strony tytułowej (okładki) teczki aktowej
8.1.9. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego
8.2. Instrukcja archiwalna
8.2.1. Zarządzenie dyrektora w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej
8.2.2. Instrukcja archiwalna
8.2.3. Wzór opisu teczki aktowej
8.2.4. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt
8.2.5. Spis zdawczo-odbiorczy akt, dostosowanych do ewidencji akt osobowych byłych pracowników
8.2.6. Spis dokumentacji aktowej (niearchiwalnej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
8.2.7. Spis dokumentacji technicznej (niearchiwalnej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
8.2.8. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
8.2.9. Karta udostępniania/potwierdzenia odbioru akt
8.2.10. Księga udostępniania akt
8.2.11. Protokół w przypadku stwierdzenia zaginięcia lub uszkodzenia akt, które są na stanie ewidencji w archiwum zakładowym
8.2.12. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
8.2.13. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych
8.2.14. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych — akt osobowych
8.2.15. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych — technicznych

Wzory dokumentów na dołączonym do publikacji elektronicznym urządzeniu przenośnym (pendrive)

  1. Ewidencja dokumentacji w kancelarii (załączniki do instrukcji kancelaryjnej):
    • spis symboli komórek organizacyjnych,
    • spis spraw,
    • wzór pieczątki wpływu,
    • wykaz haseł klasyfikacyjnych I, II i III rzędu,
    • jednolity rzeczowy wykaz akt,
    • opis teczki aktowej,
    • spis zdawczo-odbiorczy akt.
  2. Przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego (załączniki do instrukcji archiwalnej):
    • wzór opisu teczki aktowej,
    • spis zdawczo-odbiorczy akt,
    • spis zdawczo-odbiorczy akt, dostosowanych do ewidencji akt osobowych byłych pracowników.
  3. Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym (załączniki do instrukcji archiwalnej):
    • wykaz spisu zdawczo-odbiorczego,
    • protokół w przypadku stwierdzenia zaginięcia lub uszkodzenia akt, które są na stanie ewidencji archiwum zakładowym,
    • księga udostępniania akt,
    • karta udostępniania akt.
  4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (załączniki do instrukcji archiwalnej):
    • spis dokumentacji aktowej (niearchiwalnej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie,
    • spis dokumentacji technicznej (niearchiwalnej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie,
    • protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.
  5. Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego (załączniki do instrukcji archiwalnej):
    • spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych,
    • spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych — akt osobowych,
    • spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych — technicznych.